Dịch vụ Chỉnh lý Tài liệu Lưu trữ – Chuẩn hóa hồ sơ, sẵn sàng cho chuyển đổi số

Trong thời đại dữ liệu phát triển nhanh chóng, tài liệu hình thành từ hoạt động của cơ quan, đơn vị ngày càng tăng. Nếu không được xử lý khoa học, tài liệu dễ thất lạc, khó tra cứu, chiếm diện tích lưu trữ và tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Dịch vụ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của chúng tôi giúp cơ quan chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ theo Thông tư 16/2023/TT-BNV, đảm bảo đầy đủ nghiệp vụ – an toàn – dễ tra cứu – sẵn sàng số hóa.

Tại sao cần chỉnh lý tài liệu?

• Khó tra cứu, mất nhiều thời gian khi cần phục vụ thanh tra, kiểm tra
• Hồ sơ để lẫn lộn, không xác định giá trị, không biết tiêu hủy cái gì, giữ cái gì
• Kho lưu trữ quá tải, thiết bị, diện tích, nhân lực tốn kém
• Chưa đủ điều kiện pháp lý để tiêu hủy tài liệu hết giá trị
• Chưa đáp ứng yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu để triển khai lưu trữ số

Giải pháp chúng tôi mang đến

• Khảo sát, đánh giá hiện trạng
• Phân loại, lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản
• Xử lý kỹ thuật tài liệu giấy – xử lý ghim, kẹp, nấm mốc, thay bìa
• Lập Mục lục hồ sơ, Phiếu hồ sơ, Danh mục tài liệu
• Lập hồ sơ tài liệu hết giá trị – đủ điều kiện trình lãnh đạo phê duyệt tiêu hủy
• Chuẩn hóa dữ liệu phục vụ số hóa, tra cứu điện tử
• Bàn giao công cụ tra cứu dễ sử dụng và đào tạo nhân sự phụ trách kho lưu trữ

Lợi ích dành cho cơ quan

• Tra cứu nhanh – chính xác – có kiểm soát
• Tiết kiệm không gian, giảm chi phí vận hành kho
• An toàn pháp lý, tài liệu được quản lý theo chuẩn mới
• Sẵn sàng bước vào chuyển đổi số công tác lưu trữ